签完合同就束之高阁?掌握的合同动态化管理法

文章作者:合肥律师网 | 2019-07-06
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   合同的生命不仅限于合同文本的生成,而在于通过履行实现合同的目的或宗旨。履行过程又极易发生磕碰、争议,甚至与订立合约初衷相去甚远,就更应确保己方始终控制全局、协调各方。

 
  合同是公司法务和律师在工作中必备内容,但很多人注重了合同的起草、修改和签订,却容易忽视合同管理。事实上,合同的生命在于履行,有效地合同管理可以帮助公司减少运营过程中发生的法律风险,从而保证公司的正常运营。
 
  合同管理指的就是负有管理职责的人或部门,根据交易的目的或宗旨,并遵循交易内容或交易对象本身的性质或规律,加以合理合法厘定,整理好文本并加以有机规范,并就整个交易过程适时提示、约束、监督及阶段性实施或履行完毕后加以妥善保管。
签完合同就束之高阁?掌握的合同动态化管理法
  通常而言,合同管理可以划分合同文本的管理和合同动态化管理两个部分。合同文本的管理合约载体的归属
 
  合同文本管理主要涉及合同文本的规范、系统化,合同履行过程各类证据或文书的固定,合同档案管理三部分。合同文本的规范与系统
 
  合同文本的规范,着重于合同范本的锤炼和适时更新。合同文本首先应根据《合同法》规定,至少得满足《合同法》第12条规定的主要条款,而不至于残缺不全。
 
  当然,现实中,针对不同的交易对象、交易事项、交易额可以随机灵活处理,如购买日常生活用品或日常细小办公用品时,便没有必要长篇大论,约定过于细致,过于严谨,这样会显得缺乏人情味与变通,也与重人情的国情不相容,反而让人觉得过于机械而不可理喻。除小额、零星交易外,尽可能让合同文本形式完备,内容详尽,便于合同履行过程中有章可循,减少分歧的可能性,加强现实可操作性。
 
  同时,在文本规范的前提下,还需要围绕合同交易特定情形,准备好系列文件,比如在借款法律关系中,除草拟好借款合同文本外,还需准备好借条、担保合同等文件;如果涉及公司作为担保人的,还需准备召集股东临时会议的通知、议题内容及对外提供担保议题的股东会决议文本等材料,除此外,还应搜集有关主体身份的材料、交易合同涉及的背景资料及关联合同文本等。
 
  笔者建议,就单一合同交易,事前罗列材料清单和控制流程,利于促成合同的规范和系统化,从而做到“疏而不漏”。合同履行中各类证据或文书的固定
 
  合同交易的履行并非按既定的合同内容约定进行,而是变动不居、千变万化的。比如,建设工程施工合同,在履行过程中,可能涉及图纸的修改,地质特殊情况,进度款拨付纠纷或资金断链,国家法律法规修改,不可抗力事件,农民工群体事件,安全事故,施工工期超期等变化。
 
  因此,在合同履行过程中,各方需随时搜集、固化相应证据并加以整理保存,同时,对于合同相对方存在违约情形时,需通过发函、催告、摄影摄像等方式固定证据,便于各方争议的协调、解决及己方权益的维护。
 
  总之,合同的履行是一个系统工程,不能拘泥于合同文本死抠表面文义,还需要对合同交易内容进行周全、体系了解,对相对方履行情况随时掌握并客观分析,对于缺乏材料的,想方设法形成书面文本或痕迹,对于缺乏有力证据证明对方存在过错或违约的,寻求时机、创造或利用条件促成相应文书的形成,抓住主动权,有待随时主动出击。合同档案管理
 
  合同档案管理就是针对交易合同建档归类系统管理,并对合同从磋商、草拟、签订文本、履行过程中所形成的材料、履行完毕的证明材料等进行建档编号,并加以归类整理的活动。
 
  公司一经形成合同档案管理,对于合同履行过程中发生争议或纠纷,也方便公司随时能提供相应详尽材料,从而利于纠纷或争议的解决,同时,也方便应对事后的查证或接受检查。
 
  目前,信息化越来越深入人心,不少公司提出了无纸化办公,便是将各类文件资料通过分类进行电子文本管理,从而避免纸质文本的占空间、容易毁损等不足。合同动态化管理关注这六个履行节点
 
  合同的生命不仅限于合同文本的生成,而在于通过履行实现合同的目的或宗旨。好比法律条文,不是立法委员会将法律条文形成,经人大或人大常委表决通过并实施便万事大吉、寿终正寝,而在于规范公民行为、维护社会秩序、解决相应争端。
 
  合同纠纷基本发生于履行过程。既然履行过程对合同交易各方如此重要,同时,履行过程又极易发生磕碰、争议,甚至与订立合约初衷相去甚远,就更应提高把方向、控局面,有序推进、促进优化、实现目的的能力和智慧,确保己方始终控制全局、协调各方。
 
  1关注合同约定的履行节点
 
  作为公司,需提取合同交易中各个履行节点,做好事先提醒备注,避免因错过履行节点所导致的违约或被动局面。比如卖卖合同,作为卖方就需要明确履行交付的商品,商品的种类品质及数量,交付时间及交付地点等;作为买方就需要明确支付货款的金额、时间、方式及收货地点等节点。
 
  2注意合同履行的联系人等信息
 
  一份合同的履行,必然涉及交易各方,在履行过程中,为更精准高效地履行合同,在各节点前就需要和相对方联系沟通好,才能让合作顺利推进。
 
  履行时,首先与合同约定的联系人、联系方式进行沟通,尽量避免与合同约定外的联系人或合同约定外的联系方式沟通,除非合同约定的联系人或联系方式不能有效联系或沟通时,才寻求合同约定外的方式,且采取合同约定以外的方式时,最好与公司法务部相关工作人员沟通并寻求有效且最佳途径,以保护自身利益。
 
  比如,对于房屋租赁合同纠纷,租赁过程中,承租人突然关门走人时,作为出租人应如何解决?如果在合同文本设计时,有紧急联系人和联系方式,甚至将其配偶作为共同承租人,较为容易处理。如果事先没有前述约定,又不能消极等待承租人来处理时,建议通过委托公证处对开门和清点房间财物等进行公证,同时,邀请街道办工作人员或派出所相关人员到场,以说明情况,便于事后有据可查,有材料为证。
 
  除此外,在履行过程中,若对方更换联系人或联系方式的,不仅需要对方出具证明文件,还需要核实证明文件的真实性,避免受制于人。
 
  3注意合同的核心内容
 
  所谓合同的核心内容或条款,主要以《合同法》第12条规定为参照,即当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量,质量,价款或者报酬,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法等。
 
  对于合同主体,在合同磋商、洽谈及合同签订时均需加以审查。现实中,经常出现磋商、洽谈主体与最终签订合同的主体不一致的情形,其中部分情形是因主体资格或资质的原因或集团公司出于业务考虑,有意且经各方同意的合同签订、履行主体履行签订合同事项。除此外,主要因为存在合同主体审查的不严,或缺乏风控意识让人有机可乘,还有就是牛头不对马嘴的低级错误,如合同约定的甲方或乙方等是一个主体,合同落款又是一个主体,盖章又是另一个主体。
 
  还需要注意合同签订主体是否具备民事主体资格,比如公司或企业的部门,项目部等通常是不具备民事主体资格的,虽然在司法审判实务中会追根溯源,以公司或企业为债务人,但毕竟劳民伤财、颇费周折。
 
  “标的”属于合同的核心,也是法律关系的界定因此,对于标的条款需要明确详尽,不可左顾而言它。
 
  “质量”条款是交易标的物品质固定,尤其是商品。同一品牌的商品区分不同品质或等级。若不对质量标准进行精准界定,在履行过程中难免滋生纠纷,比如一些精装修商品房销售合同对电梯、洁具等只约定了品牌,但并没有具体品质等级,在合同履行中,纠纷在所难免。
 
  “数量”条款是合同交易标的物的具体量化,只有明确具体交易量,才便于后续的具体履行。
 
  “价款”条款一方面明确单价,一方面明确总价款。这样约定的好处便于当出现物品毁损或多交付货物时,买受方可根据根据合同约定的单价进行结算。最为关键需明确约定价款何时交付,交付方式等,便于后续价款的正常结算。
 
  “违约责任”条款是约束合同各方严格按合同约定诚实守信,完全如实履行,否则,将为“食言”买单。
 
  除此外,公司将根据具体的交易内容进行增减补充,比如,一些服务合同,就需要对具体服务内容和服务质量标准及验收加以明确量化,否则,现实中会出现“公婆论”之争。
 
  4合同的附随义务
 
  合同的附随义务,常被人忽略。《合同法》第60条规定,合同各方应当按照约定全面履行自己的义务,并遵循诚实信用原则,根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。如,购买设备、汽车,那么相应的单证也应一并提供购买人,二手房卖卖中,买房人户口的迁出等,针对交易过程中,票据的开具等情形都需要在合同中明确约定。
 
  5合同变更或抵销等情形
 
  合同履行过程中,往往根据政府、政策,自然环境,社会环境及特定情况的变化予以相应调整。如2003年发生的非典导致不少交易目的落空,2008年汶川地震导致不少企业瞬间坍塌,还有因政策的调整导致交易内容的非法性等问题。对于这些特定情形,合同各方可适时对合同进行变更,以平衡各方利益,利于市场竞争有序。
 
  合同履行中,常因各方存在持续交易或多领域交易的情形,那么在履行过程中,根据《合同法》第99条规定,合同各方互负到期债务,该债务的标的物种类、品质相同的,任何一方可以将自己的债务与对方的债务抵销,但依照法律规定或者按照合同性质不得抵销的除外。除此外,根据《合同法》第100条规定,对于合同各方互负债务,标的物种类、品质不相同的,经各方协商一致,也可以抵销。但需注意,在操作过程中,需要书面通知方式主张,达到抵销目的。
 
  6合同三大抗辩权、解除权、撤销权的适时主张
 
  合同动态管理尤为关键的是三大抗辩权的及时行使,便于抓主动权。尤其针对不安抗辩权的行使,需主张一方掌握相关证据证实相对方存在《合同法》第68条第一款规定情形的,便可以根据《合同法》第69条规定启动中止履行,倒逼交易对方提供履行合同的担保,否则,可进而行使合同解除的权利。《合同法》第六十八条
 
  应当先履行债务的当事人,有确切证据证明对方有下列情形之一的,可以中止履行:(一)经营状况严重恶化;(二)转移财产、抽逃资金,以逃避债务;(三)丧失商业信誉;(四)有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。当事人没有确切证据中止履行的,应当承担违约责任。
 
  合同履行过程中,一旦交易对方行为符合合同约定、法定的解除条件时,己方可根据情况,选择是否解除本合同。如在租赁合同纠纷中,对于“买卖不破租赁”原则就需要进行法理、法律、司法三维深度解读,从而才能很好领会其立法精神。由于该立法原则倾向于保护承租人,那么在出租人销售争议房屋时,作为承租人可根据具体情况选择是否“破”租赁,从而更好保护己方权益,而不被该原则掣肘手脚。
 
  现实中,时常面临在合同履行过程中,交易对方基于各种原因不愿意继续履行,尤其为不愿承担违约责任或承担相应责任,采取低价或其他方式有意将其名下的价值资产进行快速处置,达到逃避承担法律责任的目的。对此,《合同法》第74、75条明确规定,作为权利人有权行使撤销权利,起着保护自己权益最终实现的目的。
 
  以上不过就合同管理的粗略梳理,在合履行过程中,还涉及代位权、债权转让、债务转让、债权债务概括转让等工具运用,还面临合同相关条款约定不明、合同无效后如何处理等系列问题。
 
  说一道万,笔者认为,公司合同的有效管理无非就是静态与动态有机结合,双管齐下、两者并重才能有效控制合同风险。
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